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Estratégia e Planejamento

Lições aprendidas de um projeto mal sucedido


Neste artigo quero compartilhar as experiências de um projeto mal sucedido, as falhas identificadas e as lições aprendidas.

O Projeto
O Projeto a ser realizado era um culto de jovens temático. O culto deveria atender a um público aproximado de 300 jovens. O projeto deveria ser realizado pela igreja local, porém algumas entregas do projeto seriam realizadas pela Coordenadoria.

Regional de Jovens.
A Coordenadoria Regional de Jovens deveria realizar o papel de um PMO (Project Management Office), instruindo a igreja local, controlando o serviço realizado e dando suporte nas dificuldades encontradas pela liderança local. Neste projeto em especifico o PMO seria responsável por algumas entregas.

O Planejamento
Ao receber a missão de realizar o culto a igreja local reuniu a liderança dos jovens e chegamos a seguinte conclusão: sem a aplicação de técnicas de gerenciamento de projetos não seriamos capazes de realizar todas as entregas. A igreja local conta com menos de 50 membros e a liderança dos jovens com apenas 10 pessoas, não possuíamos nem sequer o espaço para realizar um evento para 300 pessoas.

Partimos do princípio de que necessitávamos de uma metodologia para que todos pudessem compreender o projeto como um todo. Utilizamos o PM Canvas para dar o pontapé inicial em nosso projeto. Como o nível de maturidade em gerenciamento de projetos era baixo na equipe esse foi o método mais fácil para que todos compreendessem como o projeto deveria ser executado.

Após a primeira reunião já estavam claros os seguintes pontos: 
• Porque?
• O que?
• Quem?
• Como?
• Quando e Quanto?

A fase do Planejamento foi essencial para prever os riscos e evitar grandes problemas no futuro. Identificamos uma premissa importante: Conseguir o local para a realização do evento dentro do prazo estimado, pois a igreja local não comportaria 300 jovens. Toda premissa vem acompanhada de um ou mais riscos, nesse caso o risco era não conseguir o local para o evento dentro do prazo, acarretando no insucesso do projeto.

Requisitos

Os requisitos expressam os desejos e anseios de vários Stakeholders (pessoas afetadas diretamente ou indiretamente pelo projeto). Identificar os requisitos do projeto pode ser um desafio para a equipe, pois alguns requisitos não estão explícitos. 
Nosso projeto contava com um requisito restivo: O culto deve ser realizado nas proximidades da igreja local.
Nas proximidades identificamos 3 possíveis locais para a realização do evento, porém 2 foram descartados por falta de ventilação (A cidade é extremamente quente, fatores ambientais devem ser levados em conta), nossas possibilidades se reduziram a apenas um local.

Falhas de Comunicação

Enquanto a Gerente de Projetos levantava a documentação necessária para pedir ao órgão competente autorização para utilizar o local o cronograma seguia de acordo com a programação.

O atraso do PMO em providenciar a documentação necessária ocasionou na recusa do órgão responsável. Não tínhamos mais nenhuma opção de local para a realização do evento. O atraso na definição do local causou frustração em alguns membros locais pois outras atividades já haviam sido iniciadas.

Esse momento foi crucial para o projeto, pois a inviabilização do projeto era evidente e a comunicação aos membros da equipe em um momento destes é muito delicada. O PMO resolveu dar continuidade no projeto mantendo a data e utilizando outra igreja próxima para a realização do evento. Houve falhas de comunicação e nem todos membros locais entenderam como o projeto teria continuidade e quais seriam seus papeis nesse novo projeto.

Conclusão

Quando lidamos com empresas o insucesso de um projeto pode resultar na perda de lucro dos sócios e investidores ou demissão dos membros da equipe do projeto, porém quando o projeto é dentro da igreja estamos lidando também com a fé das pessoas. O gerente do projeto tem que estar ciente de que a fé dos membros da sua equipe e dos envolvidos está em jogo, pois nem todos têm maturidade suficiente para enfrentar o insucesso. 

A igreja de Cristo conta com servos cheios de vontade em seus corações e com fé de que o Senhor está ao nosso lado para nos ajudar a realizar aquilo que foi entregue em nossas mãos. Porém, a falta de conhecimento em administração e gestão podem frustrar a igreja. Deus não fará aquilo que está ao alcance de nossas mãos, ele é o Deus do impossível, o possível é de nossa responsabilidade.

Existe uma equação que pode ser levada em conta quando falamos de projetos na igreja:
MUITA FÉ + MUITA ORAÇÃO + NENHUMA ADMINISTRAÇÃO + NENHUMA GESTÃO = FRUSTRAÇÃO
Evite frustrações, qualifique-se, estude, busque e seja um servo melhor.
A paz do Senhor!

Reprodução autorizada desde que mantida a integridade dos textos, mencionado o autor e a fonte como: http://www.institutojetro.com/ e comunicada sua utilização através do e-mail artigos@institutojetro.com 

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